Polityka Prywatności NAXSOL ENTERPRISES LTD

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest NAXSOL ENTERPRISES LTD – agencja eventowa działająca na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, specjalizująca się w organizacji immersyjnych wydarzeń rozrywkowych, w szczególności wieczorów w stylu kasynowym, pokerowych nocy, eventów firmowych oraz prywatnych celebracji.

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami:

• za pośrednictwem poczty elektronicznej: [email protected],
• pisemnie na adres korespondencyjny wskazany na stronie kontaktowej,
• poprzez formularz kontaktowy dostępny w sekcji Kontakt lub w obszarze Rezerwacja.

Administrator wyznaczył osobę odpowiedzialną za nadzór nad prawidłowym i zgodnym z prawem przetwarzaniem danych osobowych, z którą można kontaktować się za pomocą wskazanych powyżej kanałów.

2. Zakres i cele przetwarzania danych

W związku z korzystaniem z naszej witryny internetowej https://lanternvenue.com oraz oferowanych przez nas usług eventowych, możemy przetwarzać następujące kategorie Twoich danych osobowych:

• podstawowe dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko,
• dane kontaktowe: adres e-mail, numer telefonu, ewentualnie adres korespondencyjny,
• dane dotyczące planowanego wydarzenia: rodzaj eventu (np. wieczór kasynowy, poker night, event firmowy, prywatna celebra), przewidywana liczba gości, proponowany termin i lokalizacja, budżet oraz preferencje tematyczne,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu: adres IP, identyfikatory plików cookies, dane dotyczące urządzenia i przeglądarki, dane o aktywności na stronie (np. odwiedzane podstrony, kliknięte odnośniki),
• dane wynikające z korespondencji prowadzonej z nami (treść wiadomości, notatki z rozmów, historia zapytań i rezerwacji).

Twoje dane osobowe są wykorzystywane w szczególności w następujących celach:

• udzielenie odpowiedzi na zapytania przesłane za pomocą formularzy kontaktowych lub rezerwacyjnych na stronach Booking oraz Kontakt,
• przygotowanie, przedstawienie i negocjowanie oferty usług eventowych dopasowanej do Twoich potrzeb,
• zawarcie i realizacja umowy na organizację wydarzenia, w tym obsługa płatności, komunikacja i koordynacja działań,
• prowadzenie wewnętrznych statystyk oraz analiz pozwalających na rozwój naszych usług, optymalizację przebiegu wydarzeń i usprawnianie obsługi klienta,
• zapewnienie prawidłowego działania strony internetowej oraz jej bezpieczeństwa, w tym przeciwdziałanie nadużyciom i atakom,
• realizacja obowiązków prawnych ciążących na administratorze, w szczególności w zakresie rachunkowości i sprawozdawczości podatkowej,
• działania marketingowe własnych usług administratora – w tym przesyłanie informacji handlowych, zaproszeń na wydarzenia pokazowe oraz aktualności dotyczących oferty, wyłącznie w zakresie dozwolonym przepisami prawa i zgodnie z udzielonymi przez Ciebie zgodami.

3. Podstawa prawna przetwarzania danych

Przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych. W zależności od kontekstu przetwarzania, podstawą prawną mogą być:

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą, w szczególności na otrzymywanie informacji marketingowych drogą elektroniczną, zaproszeń na wydarzenia specjalne lub newslettera, jeśli taka funkcja jest dostępna,
• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań na Twoje żądanie przed jej zawarciem, np. przygotowanie spersonalizowanej oferty eventu, rezerwacja terminu czy korespondencja związana z uzgadnianiem szczegółów wydarzenia,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny ciążący na administratorze, np. wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora, polegający m.in. na:
  • zapewnieniu bezpieczeństwa strony internetowej i przeciwdziałaniu nadużyciom,
  • dochodzeniu lub obronie przed ewentualnymi roszczeniami,
  • prowadzeniu podstawowych analiz i statystyk dotyczących korzystania z serwisu w celu jego ulepszania,
  • prezentowaniu spójnej oferty usług w obszarach takich jak wieczory kasynowe, doświadczenia tematyczne czy formaty eventów.

W każdym przypadku, w którym podstawą przetwarzania jest Twoja zgoda, przysługuje Ci prawo do jej wycofania w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody.

4. Gromadzenie danych za pomocą formularzy

Na naszej stronie internetowej udostępniamy formularze, które umożliwiają szybki kontakt z nami, przesłanie zapytania o organizację wydarzenia lub przekazanie wstępnych informacji niezbędnych do przygotowania oferty. Dotyczy to w szczególności formularzy dostępnych w sekcjach Booking oraz Kontakt.

Za pośrednictwem formularzy możemy gromadzić w szczególności:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwę firmy oraz stanowisko (w przypadku klientów biznesowych zainteresowanych np. pakietami korporacyjnymi),
• informacje dotyczące planowanego wydarzenia, takie jak rodzaj eventu, preferowany termin, przybliżona liczba uczestników, lokalizacja, budżet, oczekiwana estetyka (np. klimat kasynowy, styl korporacyjny, prywatna celebracja),
• inne dane, które zdecydujesz się podać w treści wiadomości.

Podanie danych oznaczonych jako obowiązkowe jest niezbędne do przyjęcia i obsługi Twojego zapytania. Niepodanie tych danych może uniemożliwić nam udzielenie odpowiedzi lub przedstawienie kompletnej oferty.

Dane przekazane w formularzach są wykorzystywane wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, zgodnie z zakresem wskazanym w niniejszej polityce prywatności, a także w treści poszczególnych formularzy.

5. Przekazywanie danych podmiotom trzecim

W związku z realizacją naszych usług Twoje dane osobowe mogą być przekazywane zaufanym podmiotom trzecim, działającym wyłącznie na nasze zlecenie lub we współpracy z nami, w szczególności:

• dostawcom usług hostingowych, narzędzi analitycznych i systemów IT wspierających funkcjonowanie strony internetowej i komunikację z klientami,
• firmom i podwykonawcom wspierającym obsługę wydarzeń, takim jak technicy, realizatorzy dźwięku i oświetlenia, animatorzy, obsługa gier stylizowanych na kasyno (bez elementu hazardu), fotografowie czy dekoratorzy,
• biurom rachunkowym, kancelariom prawnym oraz innym podmiotom świadczącym usługi doradcze na rzecz NAXSOL ENTERPRISES LTD,
• operatorom płatności oraz bankom – w zakresie niezbędnym do obsługi płatności i rozliczeń.

Wszystkie podmioty przetwarzające dane osobowe na nasze zlecenie zobowiązane są na podstawie umów do zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa oraz przetwarzania danych wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami i obowiązującymi przepisami prawa.

Twoje dane osobowe mogą być również przekazywane organom publicznym uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów, w szczególności w ramach toczących się postępowań lub kontroli.

Co do zasady nie przekazujemy Twoich danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli w wyjątkowych sytuacjach takie przekazanie będzie miało miejsce (np. w związku z korzystaniem z wybranych narzędzi informatycznych), zapewnimy stosowanie odpowiednich zabezpieczeń prawnych, zgodnie z wymogami RODO.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – możesz uzyskać od nas informacje, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe, a jeżeli ma to miejsce, otrzymać ich kopię oraz informacje o szczegółach przetwarzania,
• prawo do sprostowania danych – jeżeli zauważysz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne, możesz zażądać ich aktualizacji lub poprawienia,
• prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – w przypadkach przewidzianych przez przepisy prawa możesz żądać usunięcia swoich danych, w szczególności gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub cofnąłeś zgodę na ich przetwarzanie,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – możesz zażądać ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas rozpatrywania sprzeciwu, weryfikacji poprawności danych lub dochodzenia roszczeń,
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie przewidzianym w art. 20 RODO możesz otrzymać od nas swoje dane w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przesłać je innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo do wniesienia sprzeciwu – możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego; w razie skutecznego sprzeciwu zaprzestaniemy takiego przetwarzania, chyba że będziemy w stanie wykazać istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności,
• prawo do cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody, możesz ją cofnąć w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem,
• prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy prawa, przysługuje Ci prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami w sposób opisany w części Kontakt w sprawach ochrony prywatności. Odpowiemy na Twoje żądanie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie jednego miesiąca od jego otrzymania, z możliwością przedłużenia tego terminu w przypadkach określonych w RODO.

7. Bezpieczeństwo danych

Przywiązujemy dużą wagę do bezpieczeństwa danych osobowych oraz dążymy do zapewnienia wysokiego standardu ochrony informacji dotyczących naszych klientów i użytkowników strony. W tym celu wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, obejmujące w szczególności:

• stosowanie zabezpieczeń na poziomie infrastruktury serwerowej, w tym szyfrowanie transmisji danych z wykorzystaniem protokołu TLS (https),
• regularną aktualizację oprogramowania i systemów informatycznych wykorzystywanych do obsługi strony internetowej i komunikacji z klientami,
• ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do upoważnionych osób i podmiotów, które potrzebują ich do realizacji powierzonych zadań,
• stosowanie haseł o odpowiedniej złożoności oraz zasad zarządzania uprawnieniami użytkowników systemów,
• zawarcie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych z podmiotami zewnętrznymi, które zapewniają poziom ochrony nie niższy niż wymagany przez obowiązujące przepisy,
• gromadzenie tylko takiego zakresu danych, który jest rzeczywiście niezbędny do osiągnięcia określonych celów przetwarzania,
• budowanie świadomości wśród zespołu NAXSOL ENTERPRISES LTD w zakresie odpowiedzialnego obchodzenia się z danymi klientów oraz zachowania poufności.

Mimo stosowania zaawansowanych rozwiązań technicznych i organizacyjnych żaden system informatyczny nie gwarantuje całkowitego wyeliminowania ryzyka naruszenia bezpieczeństwa danych. W przypadku stwierdzenia incydentu, który mógłby skutkować naruszeniem ochrony danych osobowych, podejmiemy niezbędne działania mające na celu ograniczenie skutków zdarzenia oraz spełnimy obowiązki wynikające z RODO, w tym w razie potrzeby poinformujemy właściwy organ nadzorczy i osoby, których dane dotyczą.

8. Czas przechowywania danych osobowych

Czas przechowywania Twoich danych osobowych jest uzależniony od celu, dla którego zostały zebrane. Stosujemy następujące ogólne zasady:

• dane związane z korespondencją i zapytaniami ofertowymi przechowujemy co do zasady przez okres niezbędny do obsługi danego zapytania oraz przez czas potrzebny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń, jednak nie dłużej niż przez 3 lata od zakończenia korespondencji,
• dane przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy dotyczącej organizacji wydarzenia (w tym dane niezbędne do rozliczeń finansowych) przechowujemy przez okres trwania umowy oraz przez czas wynikający z przepisów prawa, w szczególności podatkowych i rachunkowych (zwykle do 5 lat od końca roku podatkowego),
• dane przetwarzane na podstawie zgody (np. na działania marketingowe) przechowujemy do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym celu,
• dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu oraz dane z plików cookies przechowujemy przez okres wskazany w ustawieniach wykorzystywanych narzędzi oraz w naszej Polityce Cookies, przy czym możesz samodzielnie zarządzać tym okresem poprzez ustawienia swojej przeglądarki.

Po upływie wskazanych okresów dane są trwale usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający powiązanie ich z konkretną osobą.

9. Pliki cookies oraz technologie śledzące

Nasza strona internetowa wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie śledzące w celu zapewnienia jej prawidłowego funkcjonowania, poprawy komfortu korzystania z serwisu oraz prowadzenia statystyk odwiedzin. Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika (komputerze, smartfonie, tablecie) podczas przeglądania strony.

W szczególności korzystamy z cookies w następujących celach:

• zapewnienie prawidłowego działania i bezpieczeństwa podstawowych funkcji serwisu,
• zapamiętywanie wybranych przez Ciebie ustawień, takich jak preferencje językowe czy zaakceptowanie komunikatów o plikach cookies,
• tworzenie anonimowych statystyk i analiz ruchu na stronie, pozwalających nam lepiej zrozumieć sposób korzystania z serwisu i dostosować treści do potrzeb użytkowników,
• prezentowanie spójnych wizualnie treści dotyczących naszych usług, w tym opisów formatów eventów, wieczorów kasynowych, poker nights, pakietów korporacyjnych, prywatnych celebracji oraz doświadczeń tematycznych.

Podstawą prawną korzystania z niezbędnych cookies jest nasz prawnie uzasadniony interes związany z zapewnieniem prawidłowego działania strony. W przypadku cookies analitycznych lub marketingowych podstawą prawną może być Twoja zgoda, o którą prosimy przy pierwszej wizycie na stronie za pomocą odpowiedniego bannera.

Masz możliwość samodzielnego zarządzania ustawieniami plików cookies w swojej przeglądarce internetowej – możesz m.in. blokować ich zapisywanie, usuwać istniejące pliki lub ustawić powiadomienia o próbie ich zapisania. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na niektóre funkcje serwisu.

Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów wykorzystywanych cookies, czasu ich przechowywania i sposobu zarządzania nimi znajdziesz w odrębnej Polityce Cookies.

10. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka prywatności może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w obowiązujących przepisach prawa, rozwoju naszych usług, wdrażania nowych rozwiązań technologicznych lub dostosowania procesów przetwarzania danych do zmieniających się potrzeb organizacyjnych NAXSOL ENTERPRISES LTD.

O istotnych zmianach w treści polityki prywatności możemy informować poprzez odpowiedni komunikat zamieszczony na stronie internetowej lub, w uzasadnionych przypadkach, poprzez kontakt bezpośredni (np. wiadomość e-mail) z osobami, których zmiany dotyczą w sposób szczególny.

Przy każdej wizycie na naszej stronie rekomendujemy zapoznanie się z aktualną wersją polityki prywatności, dostępną pod adresem https://lanternvenue.com/privacy-policy/. Data ostatniej aktualizacji niniejszego dokumentu wskazana jest w jego końcowej części.